Dziękuję! Sztuka dawania feedbacku. Jak to robić?

Feedback jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu, które może przybierać różne formy i nie zawsze jest łatwe czy przyjemne. Istotne pytanie, które zadają sobie menedżerowie, to jak skutecznie przekazywać feedback, aby motywował, a nie demotywował pracowników.

Warsztaty na Temat Feedbacku

W ramach XII edycji HR CAFE, comiesięcznych spotkań dla specjalistów z branży HR organizowanych przez FlexHR oraz Wyższą Szkołę Bankową w Toruniu, Rafał Głowala, Business Development Partner w Nais, prowadził warsztaty dotyczące feedbacku. W spotkaniu uczestniczyli praktycy z działów HR oraz sprzedaży, którzy wspólnie określili zasady efektywnego przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnej.

Kluczowe Elementy Przekazywania Feedbacku

Uczestnicy warsztatów zgodnie stwierdzili, że jakość feedbacku zależy od kilku kluczowych czynników:

• Czas i miejsce: Feedback powinien być przekazywany w odpowiednim czasie i w odpowiednim miejscu, aby zapewnić jego skuteczność.
• Cel: Feedback powinien być klarowny i skoncentrowany na poprawie, a nie na krytyce.

Często feedback jest przekazywany w pośpiechu, w złych emocjach, bez wartości dla obu stron, co jest uważane za „niestety” powszechne zjawisko.

Wartości i Postawy w Feedbacku

Podczas warsztatów podkreślano znaczenie wzajemnego szacunku w procesie feedbacku. Wartości takie jak empatia, uważność, traktowanie rozmówcy podmiotowo oraz skupienie na temacie, a nie na osobie, są kluczowe. Uczestnicy zauważyli również potrzebę udzielania feedbacku również przełożonym, co przyczynia się do budowania partnerskich relacji w zespole.

Feedback w Erze Cyfrowej

W dzisiejszych czasach, gdy wiele osób pracuje w rozproszonych zespołach online i jest przyzwyczajonych do natychmiastowej reakcji w mediach społecznościowych, oczekiwania dotyczące feedbacku są równie szybkie i klarowne. Współpracownicy i menedżerowie oczekują feedbacku w czasie rzeczywistym, który jest prosty i zrozumiały.

Definicja Feedbacku

Rafał Głowala definiuje feedback jako umiejętność nie tylko przekazywania pochwał lub krytyki w życzliwy sposób, ale również umiejętność słuchania i zrozumienia pracownika.

Kluczowe Wnioski z Warsztatów

Podczas warsztatów zidentyfikowano czynniki, które mogą utrudniać lub ułatwiać efektywne udzielanie feedbacku:

Przeszkody w Dawaniu Feedbacku:

• Brak jasno określonych zasad, reguł i celu
• Niedostateczna ilość czasu
• Brak konkluzji i podsumowania
• Niezdolność do skupienia się na temacie
• Rozproszenie
• Typy osobowości
• Brak reakcji

Ułatwienia w Dawaniu Feedbacku:

• Pytania otwierające: „Z czym przychodzisz?” „Jak mogę Ci pomóc?”
• Miejsce i spotkanie face-to-face
• Prywatność i intymność
• Oparcie się na faktach
• Brak oceniania
• Empatia
• Odpowiedni czas
• Stawianie granic
• Cisza i odpowiednie otoczenie

5 Zasad Skutecznego Feedbacku

Podczas warsztatów wypracowano pięć zasad skutecznego udzielania feedbacku:

1. Autentyczność i otwartość: Bądź szczery i transparentny.
2. Szacunek do czasu: Efektywne zarządzanie czasem podczas przekazywania feedbacku.
3. Partnerskie podejście: Prowadzenie spotkania w sposób partnerski.
4. Pytania otwierające: Używaj pytań takich jak „Jak mogę Ci pomóc?” oraz „Z czym przychodzisz?”.
5. Określenie dalszych kroków: Ustal, co stanie się po udzieleniu feedbacku i jakie są następne kroki.

‍