Jak oprogramowanie dla HR ze wsparciem AI pomogło zbudować kulturę doceniania i ograniczyć rotację w dużej organizacji usługowej

‍

Wyjście poza systemy HR – czas na realne zaangażowanie

Jeszcze kilka lat temu w tej organizacji o uznanej marce i globalnym zasięgu działania, zatrudniającej ponad 12 000 pracowników, systemy HR traktowane były głównie jako narzędzia operacyjne: służyły do rozliczeń, wniosków, rejestrów i ewidencji. Nie istniał żaden realny program employer branding online, a komunikacja między działami HR a menedżerami była incydentalna.

Zaangażowanie? Feedback? Celebracja sukcesów? Owszem, były – ale rzadko, bez struktury i często tylko „na koniec roku”.

W sytuacji, gdy z zespołu potrafiło odejść kilkanaście osób miesięcznie, a każda rekrutacja trwała długo mimo sprawnego systemu ATS, firma zaczęła szukać głębiej. Potrzebowała czegoś więcej niż systemu kadrowo-płacowego. Potrzebowała narzędzia do budowania kultury organizacyjnej – skalowalnego, bezpiecznego i akceptowalnego dla zespołów o bardzo różnych potrzebach.

Automatyzacja HR nie wystarczy bez human touch

Pierwszym krokiem było pożegnanie dotychczasowej platformy benefitowej, która nie nadążała za oczekiwaniami pracowników. Główny driver zmiany? Potrzeba stworzenia przestrzeni, w której menedżerowie mogą realnie doceniać swoich ludzi – nie tylko przez wypłatę premii, ale także przez słowo, gest, feedback. Rozwiązanie musiało być zintegrowane z systemem ATS i zgodne z istniejącymi politykami bezpieczeństwa.

Wybór padł na Nais – platformę typu oprogramowanie dla HR, która łączy w sobie narzędzia doceniania, zarządzania benefitami i komunikacji wewnętrznej. Od początku było jasne, że to nie będzie tylko wdrożenie techniczne. Chodziło o zmianę podejścia – od HR stricte operacyjnego do HR relacyjnego, z naciskiem na badanie zaangażowania pracowników i rozwój kultury doceniania..

Narzędzia HR, które pracują razem: kudosy, raporty, budżety i warsztaty

Wdrożenie rozpoczęto od budowy fundamentów – stworzenia systemu doceniania, który działa zarówno top-down (menedżer-pracownik), jak i peer-to-peer (pracownik-pracownik). Do tego wykorzystano moduł kudosów – krótkich, personalnych wiadomości z możliwością natychmiastowego przekazania drobnej nagrody z kwartalnego budżetu managerskiego. Wszystko to w systemie, który integruje się z loginem pracownika (SSO) i działa także mobilnie.

Równolegle przygotowano i zrealizowano cykl warsztatów dla ponad 800 liderów, ucząc ich, jak praktycznie stosować feedback i docenianie w codziennej pracy. To właśnie wtedy po raz pierwszy pojawiła się funkcja dashboardów, które pozwalały HR i kadrze zarządzającej analizować poziom aktywności w docenianiu – funkcjonalność klasy HR analytics oraz people analytics..

AI w HR: kiedy dane pracują dla kultury organizacyjnej

Choć początkowo organizacja nie planowała wdrażać rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, z czasem okazało się, że właśnie AI w HR może pomóc nie tylko w analizie danych, ale też we wczesnym ostrzeganiu o spadku zaangażowania.

System analizował częstotliwość doceniania w zespołach, aktywność w module kudos i obecność menedżerów w procesie nagradzania. Na tej podstawie manager mógł śledzić dynamikę w podległym zespole i minimalizować np. ryzyko odejścia kluczowego pracownika lub spadek morale w teamie , korzystając z zaawansowanych narzędzi do badania zaangażowania pracowników.

To pierwszy krok w kierunku zastosowania mechanizmów takich jak analiza sentymentu w systemach HR.

Employer branding online, który działa wewnętrznie

Efektem wdrożenia była nie tylko większa przejrzystość i łatwość w zarządzaniu budżetami. Pojawiła się nowa wartość – widoczność zaangażowania. Pracownicy mogli zobaczyć, kto kogo i za co docenia. Powstały ogólnofirmowe rankingi aktywności, a menedżerowie zaczęli ze sobą nieformalnie rywalizować o „najbardziej zaangażowany zespół”.

Employer branding online przestał być tylko zewnętrzną narracją – stał się realnym doświadczeniem codziennym.

System ocen pracowniczych, który daje coś więcej niż Excel

Tradycyjne systemy ocen pracowniczych często kończą się raportem i niekończącymi się rozmowami rozwojowymi, które rzadko przekładają się na konkretne działania. W tej organizacji wprowadzono model oparty na feedbacku ciągłym – ocenianie nie ograniczało się już do raz w roku. Zastosowano tu bazę wiedzy, rodzaj platformy e-learningowej, która umożliwiała pracownikom i menedżerom uzupełnianie wiedzy nt. nowego systemu, a także pozyskiwanie informacji na temat budowania kultury doceniania w firmie.

Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO

Zarządzanie tysiącami danych pracowniczych – od informacji o dochodach, przez historię benefitów, po zachowania w module kudos – wymagało pełnej zgodności z przepisami. System Nais od początku był projektowany z uwzględnieniem RODO, ISO 27001 oraz wymogów wewnętrznych polityk bezpieczeństwa klienta.

Dostęp odbywał się przez autoryzację SSO, a pulpit użytkownika, działający jak e-teczka pracownika, był w pełni zgodna z wymogami dotyczącymi przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Przeprowadzono również testy bezpieczeństwa platformy, których wyniki potwierdziły jej odporność na nieautoryzowany dostęp i próby ataku.

To był istotny argument dla działów compliance i IT security, które odgrywały kluczową rolę w zatwierdzeniu wdrożenia.

Automatyzacja onboardingu i e-wnioski: czas na nowy standard

Po sukcesie wdrożenia systemu doceniania i benefitów, organizacja zdecydowała się rozszerzyć zakres wykorzystania platformy. Wprowadzono automatyzację onboardingu – nowi pracownicy od pierwszego dnia otrzymują checklistę zadań, dostęp do bazy wiedzy, a także przypisanych buddych, którzy wspierają ich w pierwszych tygodniach. Wszystko online.

Dodatkowo zautomatyzowano procesy formalne poprzez umożliwienie składania elektronicznych wniosków np. o dofinansowania oraz w pełni cyfrową obsługę ZFŚS. Dzięki temu czas reakcji HR skrócił się nawet o 80%, a pracownicy ocenili nowy system jako bardziej przejrzysty i wygodny.

Efekty, które robią wrażenie:

• Liczba interakcji kudosowych wzrosła o +370% w ciągu 3 miesięcy.

• Ponad 85% menedżerów regularnie korzysta z kwartalnych budżetów nagrodowych.

• Rotacja w zespołach objętych wdrożeniem spadła o 12% rok do roku.

• Obsłużono 35 000+ elektronicznych wniosków w ciągu pierwszego roku.

• Zgłoszenia do działu HR związane z obsługą benefitów spadły o 60%.

• Zadowolenie pracowników z procesu doceniania wzrosło o 27 p.p. (dane z badania satysfakcji pracowników).

To dane, które potwierdzają, że zmiana narzędzi HR na rozwiązania zintegrowane z funkcją AI w HR może przynieść realną wartość biznesową – zarówno w zakresie people analytics, jak i employer brandingu.

Od systemów HR do platformy zaangażowania

Historia tej organizacji pokazuje, że nowoczesne systemy HR nie mogą być już tylko repozytorium danych czy narzędziem do rozliczeń. Muszą wspierać zarządzanie kompetencjami, budować kulturę organizacyjną, umożliwiać onboarding online, automatyzować rutynowe zadania i dawać realny wgląd w to, co dzieje się z ludźmi w firmie, wykorzystując hr analytics oraz people analytics..

Właśnie takie podejście reprezentuje platforma Nais – rozwiązanie typu AI powered, które sprawdza się w środowisku rozproszonym, wielojęzycznym i wymagającym zgodności z normami bezpieczeństwa.

Dla tej firmy była to nie tylko zmiana systemu, ale zmiana podejścia do ludzi. I to działa.

FAQ:

Jakie były główne wyzwania przed wdrożeniem platformy?
Brak struktury doceniania, słaba komunikacja HR z menedżerami, wysokie wskaźniki rotacji.

Dlaczego zdecydowano się na Nais?
Poszukiwano zintegrowanego narzędzia do budowania kultury doceniania i realnego zaangażowania pracowników, kompatybilnego z ATS i polityką bezpieczeństwa.

Jaką rolę odegrało AI w tym wdrożeniu?
AI analizowała dane dotyczące aktywności doceniania, pomagając menedżerom szybko identyfikować spadki zaangażowania w zespołach.

Jakie funkcje platformy były kluczowe?
Moduł kudosów (peer-to-peer i top-down), dashboardy HR analytics, automatyzacja onboardingu i elektroniczne wnioski ZFŚS.

Jakie rezultaty osiągnięto?
+370% więcej interakcji kudosowych, 85% menedżerów korzystających z budżetów nagrodowych, 12% spadku rotacji, 60% mniej zapytań do HR.

Czy wdrożenie uwzględniało bezpieczeństwo danych?
Tak, system Nais spełnia normy RODO, ISO 27001 i ISO 27018, a dostęp pracowników jest zabezpieczony autoryzacją SSO.

Co zmieniło się w employer brandingu?
Docenianie stało się codzienną praktyką widoczną dla całej firmy, co wzmocniło wewnętrzny wizerunek pracodawcy i zbudowało realne zaangażowanie.

‍