Ustawa o sygnalistach – co w niej znajdziemy?

Ustawa o sygnalistach, czyli projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających nieprawidłowości, jest aktem prawnym, mającym na celu wdrożenie unijnej dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady. Projekt ustawy skierowany do Sejmu obejmuje regulacje dotyczące ochrony sygnalistów oraz procedury zgłoszeń, mające na celu zapewnienie anonimowości i skutecznej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.

Tło prawne i kontekst

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 ma na celu ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa w całej Unii Europejskiej. Dyrektywa ta nakłada obowiązek na państwa członkowskie UE wprowadzenia odpowiednich przepisów, które zapewnią skuteczne mechanizmy ochrony sygnalistów. Termin na implementację tych przepisów minął 17 grudnia 2021 roku.

Polska, mimo upływu terminu, nie wprowadziła jeszcze pełnych regulacji zgodnych z dyrektywą. Opóźnienia te niosą ze sobą konsekwencje finansowe, takie jak ryzyko nałożenia kar przez Unię Europejską, a także problemy prawne wynikające z braku odpowiednich mechanizmów ochrony.

Ustawa o sygnalistach – główne założenia

Kim jest sygnalista? Sygnalista to osoba zgłaszająca nieprawidłowości w związku z zatrudnieniem, działająca w interesie wspólnym i dobrej wierze. Taka osoba może być narażona na działania odwetowe, takie jak mobbing, pozbawienie awansu czy premii. Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu przeciwdziałanie tym negatywnym zjawiskom, zapewniając sygnalistom możliwość ubiegania się o zadośćuczynienie lub odszkodowanie za doznane krzywdy.

Procedury zgłaszania nieprawidłowości obejmą zarówno pracowników, jak i byłych pracowników, funkcjonariuszy, żołnierzy zawodowych, zleceniobiorców, stażystów oraz wolontariuszy. Te muszą być zgodne z nowymi przepisami i obejmować zgłoszenia wewnętrzne i zewnętrzne. Nowe przepisy mają wejść w życie trzy miesiące po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw, a przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczną obowiązywać po sześciu miesiącach od ogłoszenia. Nowa regulacja ma na celu stworzenie skutecznych mechanizmów ochrony dla wszystkich osób zgłaszających naruszenia prawa w ramach swoich obowiązków zawodowych.

Dyrektywa wymaga wdrożenia szczególnych środków ochronnych, które zabezpieczają sygnalistów przed negatywnymi skutkami zgłoszeń, takimi jak obniżenie stanowiska, blokowanie awansu, zawieszenie czy zwolnienie. Przewiduje również zapewnienie wsparcia dla sygnalistów, w tym pomocy prawnej i psychologicznej oraz ułatwień w komunikacji z odpowiednimi instytucjami. Dodatkowo dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązek wprowadzenia sankcji dla osób, które utrudniają zgłaszanie nieprawidłowości, stosują działania odwetowe lub naruszają poufność tożsamości sygnalistów.

Jak zgłosić nieprawidłowości? Procedura zgłaszania

Zgłoszenia mogą być dokonywane poprzez specjalne, poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w urzędzie, w szczególności:

1. Za pomocą poczty elektronicznej na dedykowany adres e-mail, w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać osobiście lub telefonicznie.
2. W formie listownej na adres urzędu, z odpowiednim dopiskiem na kopercie wskazującym na zgłoszenie nieprawidłowości.
3. Osobiście lub telefonicznie do wyznaczonego pracownika. Pracownik ten dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia, protokołu lub nagrania rozmowy.
4. Poprzez umieszczenie pisma w skrzynce na listy znajdującej się przy wejściu do urzędu. Skrzynka opróżniana jest raz dziennie, a z czynności tej sporządzany jest protokół.

Zgłoszenie może być:

1. Jawne, gdy osoba zgłaszająca zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia.
2. Poufne, gdy osoba zgłaszająca nie zgadza się na ujawnienie swoich danych, które są wtedy utajniane.
3. Anonimowe, gdy nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.

Zgłoszenie powinno zawierać:

1. Dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy (nie dotyczy zgłoszeń anonimowych).
2. Datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia.
3. Dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy.
4. Opis nieprawidłowości oraz ich daty.

Zgłoszenie może być również udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków. Wzór formularza zgłoszenia nieprawidłowości stanowi załącznik do procedury.

Ochrona sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje szereg środków ochrony dla osób zgłaszających nieprawidłowości, takich jak anonimowość, poufność zgłoszeń oraz prawo do ochrony przed działaniami odwetowymi. Sygnaliści mają zapewnioną pomoc prawną i psychologiczną oraz możliwość korzystania z dedykowanych kanałów zgłaszania.

Przeciwdziałanie działaniom odwetowym

Pracodawcy są zobowiązani do wprowadzenia mechanizmów przeciwdziałających działaniom odwetowym wobec sygnalistów. Obejmuje to zarówno ochronę przed mobbingiem i dyskryminacją, jak i zabezpieczenie przed degradacją lub zwolnieniem z pracy. Sygnalista, który doświadczył działań odwetowych, może ubiegać się o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Tutaj wyróżnić możemy 4 główne filary:

• zwolnienia z pracy lub przeniesienia na inne stanowisko lub do innego oddziału firmy,
• zmniejszenia wynagrodzenia i degradacji,
• skorzystania z przymusowego bezpłatnego urlopu,
• ograniczenia dostępu do szkoleń lub innych benefitów.

W czerwcu 2024 roku Senat całkowicie wyłączył z ustawy o sygnalistach ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa pracy.

Możliwość uzyskania zadośćuczynienia lub odszkodowania

Sygnaliści, którzy doświadczyli działań odwetowych, mają prawo do zadośćuczynienia lub odszkodowania za poniesione straty. Ochrona prawna zapewnia, że osoby te nie będą narażone na negatywne konsekwencje swojej odwagi w zgłaszaniu nieprawidłowości, co ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa i zaufania w miejscu pracy.

Korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie ustawy

Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów odpowiada za poprawę w egzekwowaniu prawa. Ustawa umożliwia skuteczniejsze wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości, dzięki czemu instytucje i przedsiębiorstwa mogą działać zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Sygnaliści, zgłaszając naruszenia, przyczyniają się do utrzymania wysokich standardów etycznych i prawnych.

Dzięki ustawie zmniejsza się ryzyko prawne i finansowe dla organizacji. Pracodawcy, którzy wdrożą odpowiednie procedury zgłaszania nieprawidłowości, mogą uniknąć kosztownych procesów sądowych i kar. Ponadto budowanie zaufania w organizacjach jest istotnym elementem, ponieważ sygnaliści czują się bezpieczniej, wiedząc, że ich zgłoszenia będą traktowane poważnie i że są chronieni przed działaniami odwetowymi. To z kolei prowadzi do zdrowszej i bardziej transparentnej kultury organizacyjnej.

Główne aspekty ustawy obejmują ochronę sygnalistów, procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz sankcje. Ustawa ma znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą zgłaszać nieprawidłowości bez obaw, jak i dla pracodawców, którzy muszą zapewnić bezpieczne kanały zgłoszeń. Oczekiwane korzyści to poprawa przestrzegania prawa i zwiększenie zaufania w organizacjach.

‍