Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Kiedy może zostać utworzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) musi zostać utworzony przez pracodawców, którzy:

1. zatrudniają co najmniej 50 pracowników.
2. zatrudniają co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników – tutaj konieczne jest wystąpienie z wnioskiem o utworzenie funduszu zakładowej organizacji związkowej.

W przypadku przedsiębiorstw, które mają obowiązek tworzenia ZFŚS, ale funkcjonuje w nich układ zbiorowy pracy, strony układu mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu. Przedsiębiorcy zatrudniający poniżej 50 pracowników podejmują dobrowolnie decyzję o utworzeniu ZFŚS lub wypłacaniu świadczeń urlopowych.

Bez względu na liczbę zatrudnionych osób, ZFŚS muszą utworzyć pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i zakładów samorządowych.

Czym w zasadzie jest ZFŚS?

ZFŚS jest tworzony przez pracodawcę i przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej na rzecz:

• pracowników i ich rodzin,
• emerytów i rencistów (byłych pracowników) i ich rodzin,
• innych osób, które wskazane zostaną przez pracodawcę.

Uprawnienie wskazania w regulaminie funduszu, czy ktoś jeszcze będzie uprawniony do świadczeń, w tym, czy będą nimi osoby, współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych należy do pracodawcy.

Środki zgromadzone w ZFŚS są przeznaczone na finansowanie określonych rodzajów działalności socjalnej, takich jak wypoczynek, działalność kulturalno-oświatowa, sportowo-rekreacyjna, opieka nad dziećmi: w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowana przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, pomoc materialno-rzeczowa lub finansowa oraz pomoc na cele mieszkaniowe.

Finansowanie funduszu

Wysokość środków w ZFŚS zależy od odpisów podstawowych naliczanych w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub drugim półroczu roku poprzedniego (w roku 2023 przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 , należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ). Fundusz może być również zasilany innymi środkami, takimi jak wpływy z opłat, darowizny, odsetki, wpływy z oprocentowania pożyczek na cele mieszkaniowe czy przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej pracodawcy.

Najważniejsze informacje

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest istotnym narzędziem w realizacji polityki socjalnej w przedsiębiorstwie, mającym na celu wsparcie pracowników i ich rodzin w różnych aspektach życia. Pracodawcy mają obowiązek tworzyć fundusz w określonych przypadkach, jednak mogą też decydować się na jego utworzenie dobrowolnie. Środki zgromadzone w funduszu są przeznaczone na różnorodne cele socjalne, a ich przyznawanie powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodziny oraz sytuacji materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

Zarządzanie Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (zarządzanie ZFŚS)

Zarządzanie środkami ZFŚS opiera się na nowoczesnej platformie internetowej – tam pracownicy mają możliwość samodzielnego wyboru interesującego ich świadczenia. Ustalenie kryterium socjalnego, czyli wysokości świadczenia odpowiednio do sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika należy już do pracodawcy. Należy pamiętać jednocześnie, że zarządzenie ZFŚS opiera się wyłącznie na finansowaniu działalności socjalnej.

Czy za pomocą Nais firma może zbierać elektronicznie deklaracje ZFŚŚ?

W kontekście automatyzacji ZFŚS Nais pozwala na gromadzenie informacji o dochodach od pracowników, którzy pragną korzystać z funduszy ZFŚS. Pracodawcy mogą udostępniać odpowiednie dokumenty, formularze i zasady obowiązujące w organizacji w sekcji „Dokumenty”, a także zbierać deklaracje i zgody (w tym zezwolenie na potrącenie z wynagrodzenia), gdy wewnętrzne przepisy i/lub prawo dopuszczają formę elektroniczną.

Jak ustawić limity dla grup korzystających z ZFŚS, czyli automatyzacja ZFŚS

Samodzielnie możesz określić limity dla pracowników korzystających z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W Profilu Firmowym w górnym menu znajdziesz opcję „Zarządzanie – ZFŚS”. Na początek system poprosi Cię o ustalenie limitów zgodnie z wymogami regulaminu. Następnie, załaduj do systemu plik PDF z regulaminem ZFŚS oraz dodaj sposób obliczania limitu. Zaproszenie pracowników do złożenia deklaracji można zrealizować jednym kliknięciem.

W razie pojawienia się jakichkolwiek niejasności związanych z ZFŚS zachęcamy do sprawdzenia naszej sekcji Pytania i odpowiedzi, która rozwiewa wszelkie wątpliwości związane z tym tematem. Zebraliśmy tam najczęściej zadawane pytania, na które szczegółowo odpowiedział nasz zespół. Zapraszamy!

‍